Onlangs was ik op een conferentie over strategie en leiderschap. Mooi georganiseerd door een bedrijf voor zijn klanten en relaties. En daar gebeurden een paar interessante dingen waardoor je scherper kunt denken over presenteren en over de vaak onbenutte meerwaarde van de deelnemers van zo’n bijeenkomst.

1 Wat kun je leren van de sprekers?

Dit gaat over de sprekers. Misschien helpt het sommige mensen beter te presenteren. Het verhaal over de meerwaarde van deelnemers volgt.

Ik zag een stuk of tien sprekers. Van absoluut briljant tot in het gelukkige bezit van aanzienlijke ruimte voor verbetering. 

De kern van een goede presentator op een conferentie is het vermogen de aanwezigen mee te nemen. Charisma doet er niet toe, vlotheid niet, kwaliteit (of zelfs aanwezigheid) van slides ook al niet. Het is meestal genoeg om duidelijk te zijn, vriendelijk en je publiek de ruimte te laten zijn eigen conclusies te trekken.

Duwen versus verleiden

Er waren twee soorten sprekers, de duwers en de verleiders. Duwen herken je aan de claims met beperkte onderbouwing die op het publiek afgevuurd worden, hoog tempo, voortdurend luide stem. Sprekers die het publiek proberen te onderwerpen. Er was een spreker die zei: “Waar de minste verbinding zit, is de meeste vertraging… en met strategie kun je versnellen en dat wil iedereen natuurlijk.” Een claim, mogelijk wartaal, zeker niet onderbouwd. En onderbouwen moet als je argumenteert. Maar je hoeft niet altijd te argumenteren, te duwen. Soms kun je verleiden.

Verleiden doe je door het publiek uit te nodigen mee te denken, ruimte te laten voor twijfel, een gesprek te voeren terwijl je een monoloog houdt. Een opening die begint met een reeks statements, hoe briljant ook, creëert afstand. Een opening die een vraag stelt, een paradox opwerpt, of een herkenbare situatie beschrijft trekt mensen naar binnen. Maar het zit niet alleen in de vorm, het zit nog veel meer in hoe je je tot de zaal verhoudt. Er was een spreker die vroeg hoe we er in de zaal bijzaten. Hij probeerde een dialoog te starten, maar het lukte niet. Hij was een duwer die zijn eigen gelijk kwam brengen. Hij vermomde zich als verleider.

Ingewikkelde materie helder maken

We kunnen niet allemaal motivational speaker zijn. Sommige mensen moeten en willen serieuze en ingewikkelde inhoud brengen. En dan blijkt dat de beste sprekers vooral heel helder zijn. Ze leggen begrippen expliciet uit, geven voorbeelden bij abstracte concepten, en tonen het materiaal echt te kennen. Niet alleen door een goed voorbereid verhaal te vertellen, maar ook door live bij te sturen en helder te blijven. Het verhaal wordt live, in samenwerking met het publiek geproduceerd. Niet uit het hoofd voorgedragen en al helemaal niet opgelezen. 

Bij deze bijeenkomst was er een econoom die uitlegde hoe een nieuwe economie eruit zou kunnen zien. Goed voor alle mensen, de natuur en het klimaat. Helder verhaal, fraaie slides, concepten uitgewerkt met uitleg en voorbeelden. Glashelder. Duidelijk goed voorbereid. Maar toen hij nieuw materiaal van Piketty – naar eigen zeggen voor het eerst – toevoegde bleef dat even helder. En toen hij een vraag uit de zaal kreeg was hij nog steeds duidelijk. Hij had niet alleen zijn verhaal goed voorbereid, maar ook het vermogen ontwikkeld om helder te spreken.

Als je dat ook wilt begin je structuur in je verhaal te brengen. Concept, uitwerking en voorbeelden in een pakketje. Vijf pakketjes. Begin waarin je verbinding legt met het publiek en einde waarin je alles nog eens samenbrengt. Simpel. Maar helemaal niet makkelijk. Oefenen, dus. Elke dag weer. Je komt thuis en je vertelt hoe je dag was. Volgens deze structuur, maar dan zijn drie pakketjes genoeg.

Verhalen als structuur om inzicht te genereren

De wereld zit vol mensen die storytelling willen beheersen, terwijl vrijwel niemand kan zeggen wat hij daarmee bedoelt. Een spreker liet zien hoe je het kan doen. Hij noemt zich volksfilosoof, gebruikt geen slides en vertelt verhaaltjes. Vier of vijf losse verhaaltjes. Elk met een moraal, maar in combinatie van twee, drie of alle verhaaltjes tegelijk ontstaat er een beeld van wat het is om mens te zijn. Het resultaat was dat het publiek zelf de conclusie begon te voelen voordat hij haar uitsprak. 

Hij vertelde dat we eigenlijk een totaal ander mens worden in de loop der tijd. We zijn niet de persoon die we twintig jaar geleden waren. Maar we zijn ook niet de persoon die we over twintig jaar zullen zijn. Dus als we nu stoppen met roken heeft iemand anders daar baat van. Willen of moeten we dan wel stoppen? Het inzicht werd mogelijk gemaakt en niet erin geramd. Dit vraagt discipline en ervaring, maar is heel effectief, omdat het zich onderscheidt van de bullet-point logica van de meeste zakelijke presentaties.

Rust als presentatietechniek

Onrust is besmettelijk. Geregeld kom ik mensen tegen die onrustig zijn en denken dynamiek uit te stralen. Een spreker die heen en weer loopt zonder reden, die zijn aandacht verdeelt over de zaal zonder bewuste focus, die zijn structuur niet voor ogen heeft, wordt door het publiek gezien als onzeker. Dynamiek komt niet primair van beweging. Ze kan komen uit afwisseling in stemgebruik, oogcontact, een stilte op het juiste moment, intensiteit vanwege het belang van het onderwerp, vriendelijkheid. Een spreker die stabiel staat en zekerheid uitstraalt heeft gezag. De mimiek kan de drager van dynamiek zijn. Mick Jagger mag over het podium rennen. Jij ook, als je net zo oud bent als hij.

De ruimte als kans – kairos

Een podium is geen neutrale plaats. De inrichting van een zaal biedt randvoorwaarden: mogelijkheden en beperkingen. De meeste sprekers zien die niet en benutten die al helemaal niet. In dit geval hadden we een zaal met twee blokken met stoelen op negentig graden van elkaar en waar ze elkaar zouden raken stond het podium. Dat is een uitnodiging om de zaal in tweeën te verdelen, om beide kanten aan te spreken, om een gesprek te creëren in plaats van te zenden. Dat vraagt dat je de ruimte vooraf bekijkt en beslist hoe haar te gebruiken. Kairos geldt zeker ook voor de ruimte, ook die is een gelegenheid.

De dagvoorzitter als spiegel

Er was een onrustige dagvoorzitter die een spreker wegstuurt met de woorden ‘omwille van de tijd vraag ik je van het podium te gaan, Jan.’ Die trekt op de verkeerde manier de aandacht. De dagvoorzitter is de spil van de bijeenkomst, moet de sfeer verhogen, het tempo erin houden, maar vooral zorgen dat de aanwezigen zich op de inhoud kunnen richten. De rol vraagt gevoel voor gepastheid en een idee over de structuur van de bijeenkomst.

Ten slotte

Wat goede sprekers gemeen hebben kun je niet in een dag leren, maar wel bewust ontwikkelen. Ze weten waarom ze spreken en voor wie. Op het moment zelf — in de zaal, met die mensen, op dat moment. Dat geeft rust, richting en de vrijheid om te verleiden in plaats van te duwen. De rest — de structuur, de voorbeelden, de stiltes — komt daar als vanzelf bij. Een goede toespraak is een gesprek, zonder dat je naar interactie hengelt.

Geert-Jan Procee