2 Hoe kun je de aanwezigen nuttiger gebruiken
Onlangs was ik op een conferentie over strategie en leiderschap. Mooi georganiseerd door een bedrijf voor zijn klanten en relaties. En daar gebeurden een paar interessante dingen waardoor ik nadacht over presentaties en over de vaak onbenutte meerwaarde van de deelnemers van zo’n bijeenkomst.
Het structurele probleem
Conferenties hebben vaak zo’n vol programma dat deelnemers gedwongen worden passief te zijn. Ze krijgen zoveel waar voor hun geld dat er kansen gemist worden. Elke minuut is gevuld met een spreker. En de rest is nadrukkelijk voor netwerken bestemd, maar dan sta je met een hoop mensen in een luide ruimte. Je bent omringd door interessante mensen, maar je krijgt nauwelijks gelegenheid ze echt te leren kennen of te spreken. De gezamenlijke intelligentie in de zaal blijft onbenut.
De kern van het probleem
Het probleem is niet dat er slechte sprekers zijn. De sprekers zijn vaak prima. En de mensen komen voor de sprekers. Het probleem is dat de vorm van een conferentie de uitwisseling structureel verhindert. Interessante mensen zitten naast elkaar, maar de setting zorgt ervoor dat ze allebei naar voren kijken. Er is zoveel meer uit de bezoekers te halen. En dat is ook voor hen interessant. De vraag is hoe ontwerp je een conferentie zo dat de aanwezigen zelf een kennisbron kunnen worden?
De oplossing in zakformaat
Je hoeft niet de hele conferentie te herontwerpen om dit te doorbreken. Eén goede vraag, vijf mensen om een tafel – dat levert meer op dan een uur naar een podium kijken. De sleutel zit in twee dingen: een concrete, lastige vraag (geen brede thema’s, maar een scherpe stelling of casus) en iemand die de rol van gastheer op zich neemt in plaats van expert. De gastheer stuurt het gesprek zonder het te domineren.
Zelf organiseren als deelnemer
Je hoeft misschien niet op de organisatie te wachten. Als deelnemer kun je dit zelf initiëren. Voor de conferentie via gerichte persoonlijke uitnodigingen, tijdens de conferentie door gebruik te maken van de marges van het programma (pauzes, borrel, tussenuren). Dit vraagt voorbereiding: wie wil je spreken, over welk onderwerp, en wat is de openingsvraag?
Wat organisatoren kunnen doen
Organisatoren die echt waarde willen toevoegen reserveren ruimte. In het programma en op de locatie kan er ruimte zijn voor ongeleide uitwisseling. Niet als een informele borrel, maar als een bewust ontworpen moment: gestructureerd genoeg om iets op gang te brengen, open genoeg om niet te sturen. Het verschil tussen een congres dat je vergeet en een congres dat iets oplevert zit zelden in de keynote. Het zit in de gesprekken dat je er hebt gevoerd.
Geert-Jan Procee